【SharePoint】超便利！クイック操作をマスターしよう。定型作業を自動化してミスも削減！
本ページは次のYouTube動画で実施する「ドキュメント自動作成」のPower Automateアプリ構築演習を補助・補足するものです。
YouTube動画
解説と利活用アイディア
解説
今回はSharePointにおける定型作業をラクにミスも削減可能な「クイック操作」を紹介します。
例えば台帳管理の業務におけるアイテム更新では「ステータスを変更」「完了日を記入」「担当者を記入」など複数の項目に対して入力が発生します。このような定型作業で効率化やミス削減を考えたときに思いつくのがまずPower Automate や Power Apps による自動化でしょう。
もちろん、このような「DXの王道」の仕組みをフル活用しての実現はおすすめですが、Power Automateなどを自由に使えない状況や、まだ上手に扱えない初心者が自動化を行う場合におすすめの機能が今回動画で紹介している「クイック操作」になります。
SharePoint上の設定のみですぐに使えるようになりますので是非動画をチェックしてチャレンジしてみてください。
また、すこしマニアックな使い方になりますが、本機能を使用することで通常ではSharePointと紐づけることができないdefault環境以外のPower Automateフローも紐づけて呼び出すことが可能となります。
利活用アイディア
動画で紹介したような管理台帳としてのリストで利用するのが分かりやすく、初心者向けとして最もおすすめです。
実は本機能はドキュメント ライブラリでも使用することができ、ドキュメントのプロパティを自動設定する使い方も可能です。さらに「ファイルやフォルダの移動やコピー」もサポートされていますので使い方次第ではドキュメント管理の手間も大幅に削減することができそうです。ただし、移動やコピーといった機能は強力な反面、適切に使用しなければ逆に管理が破綻する原因にもなりかねないため練習用の場所で十分な動作確認をおこなった上で利用の判断をする必要があると思います。
動画で紹介していないその他のタイプ「メールの下書きを書く」「Teamsチャットを開始する」についても触れておきます。
「メールの下書きを書く」については実行するとクイック操作で設定した情報がメールの下書きとして記入された状態でメールクライアントが起動するものです。リストやライブラリのアイテム情報を元にお知らせメールを送信する業務では便利かもしれませんね。
「Teamsチャットを開始する」ではクイック操作で設定したユーザーとのチャット画面が開く機能です。SharePointリストでオープンに管理している社内サポート等で担当者に直接問い合わせる際のショートカットとして活用するなどで使えそうです。
Power Automate との使い分け
SharePoint上の設定のみでお手軽に使える「クイック操作」ですが、Power Automate との使い分けはどのように判断するべきでしょうか？
「クイック操作」は基本的に１つの登録につき１つのアクションのみ設定可能です。つまり「アイテムを更新」しつつ「メールを送信」するなど複数のアクションが求められる自動化の場合は「クイック操作」で複数の登録をおこなって呼び出すよりもPower Automateで作ってしまったほうが便利で、安定して動作する自動化が実現可能です。また、ビュー上の操作で列の追加から複数の「クイック操作」を１まとめにして順番に実行する方法もありますが誤操作による暴発がしやすい仕組みになっているため今のところは複数ステップの自動化についてはPower Automateを使うべきかなと考えております。
また、SharePointには「ルール」といった特定の状態をトリガーにアクションを実行する便利な機能もあり、今回紹介した「クイック操作」と組み合わせることでも有効活用が可能です。しかし、「クイック操作」や「ルール」の設定が多数存在する場合にそれらが業務上どのように連携して動作しているのかということが分かりづらくなりがちです。複雑な業務フローにおける自動化を実施する際には管理可能な形で実装するという観点で Power Automate の利用がおすすめです。
関連情報
動画内でもチラッと登場する「リストのアイテムを選択してPower Automateを実行する」作成方法は下記の動画にて紹介しています。
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