【Power Automate】自動でドキュメント作成！管理台帳から情報を転記
本ページは次のYouTube動画で実施する「ドキュメント自動作成」のPower Automateアプリ構築演習を補助・補足するものです。
YouTube動画
解説と利活用アイディア
解説
Microsoft 365 および Power Platformの活用により、業務改善が進んでいる組織はだいぶ増えましたね。今まで業務改善に手付かずだった中小企業でもコロナを機とした各種クラウドサービス導入によりここ数年で一気に加速したことを実感しています。
一方で、管理上のルールにおいては「紙によるドキュメントの保管」が完全にゼロになったわけではなく、デジタルで申請・承認した結果を手作業でWordや紙に書き写す、といったことが行われている現場も多いのではないでしょうか。
本動画では、デジタル化された業務フローにおけるドキュメント化を自動化（手作業で書き写す手間を削減する）方法についてPower Automateを用いた方法を紹介しています。
動画で紹介した以外の方法でもドキュメントを自動作成するテクニックはいくつか存在しますが、こちらの内容は古くから存在するSharePointとOfficeの基本機能を元にしているためPower AutomateやSharePointのプレミアムライセンス（追加費用）なしでご利用いただくことが可能です。
注意点
本機能で内容を設定したWordファイルの取り扱いには注意点があります。Word内に配置した「クイックパーツ」はSharePointの列から連携した情報を表示する枠組みでしかないため、通常のWordファイルとは情報の持ち方が異なっています。本機能により内容が設定されたWordファイルをダウンロードし、別のライブラリにアップロードしたタイミングで「クイックパーツ」の内容が消えてしまいます。これはアップロードされた先のライブラリに同じ構成の列が存在しないことから値がクリアされてしまうためです（サイト列やコンテンツタイプで同じ構成のライブラリとしている場合などは消えません）。
この方法で作成したWordファイルを同じライブラリ内で保管するケースや、印刷したものを保管するケースにおいては問題は生じませんがSharePointの別のライブラリへの移動/コピーの運用が発生する際は注意が必要です。
現状、WordファイルのPDF化についてもPower Automateのプレミアムライセンスが必要で、上記の挙動を回避する自動作成の運用にはプレミアムライセンスが必要ということになります。
利活用アイディア
動画内では「選択したSharePointのアイテムをドキュメント化する」といった手動トリガーの実行となっていますが、もちろん「承認が完了したら自動でドキュメント化」といった業務フロー全体の自動化に組み込む形での利用も可能になっています。Power Appsのアプリのボタンから実行してドキュメント作成することも可能です。
また、さらにPDF化やメール・Teamsチャット等の通知による共有といったタスクについてもPower Automateで自動化可能です。
対象の業務についてもアイディア次第で「申請/承認業務」「見積作成」「報告書作成」など多岐にわたって対応可能です。
AIエージェントと組み合わせたドキュメント作成にも応用できますね。例えば案件情報や詳細な報告書等の内容を生成AIで要約して「概要」項目に流し込むフローをPower AutomateやCopilot Studio等で全自動化することも可能でしょう。AIエージェントにゼロからドキュメント作成をしてもらうのではなく、流し込む項目単位で制御するので成功率や品質も安定しやすいです。
今回はWordを用いた紹介でしたが、Excelを活用したドキュメント作成に関しても別の機会に紹介したいと思います。
関連情報
本動画内で使用している「試作依頼」リスト等はAI活用/アプリ開発の基礎を学ぶ初心者向けのシリーズとして動画投稿中です。リストや申請フォームの作成は下記再生リストの第2回の動画で紹介していますので興味のある方はご視聴ください！
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