【無料相談あり】システム導入・開発を外注して失敗するのが不安！依頼前に押さえておくべき３つのポイント

こちらのページは次のような疑問・不安を感じていらっしゃる方におすすめです。

• システム導入・開発の相場が想像できない
• 見積で足元を見られないか不安
• お金をかけて失敗してしまうリスクがとにかく怖い！

システム開発における一般的な知識の共有です。当方以外の開発会社や社内のシステム担当へ依頼する際にも通用する知識です。

自社システム開発の動向

「人手不足倒産」はここ数年で過去最多を更新し続けており、現場の生産性向上は必須の時代になっています。「口頭・紙・電話」によるアナログ指示が大半を占める仕事現場は若手から嫌われやすい傾向にあり、人材採用でも不利になります。次世代の若手経営者へ事業継承をしていくにあたってもアナログ情報のみでは十分な引継ぎもできません。

長くシステム化を先送りにしてきた中小企業においても、より働きやすく成果が出やすいシステム化へのチャレンジが必須の時代になっています。新型コロナをきっかけに多くの中小企業でもクラウドサービスが導入されましたが、しばらくはリモート会議や簡単な業務自動化止まりの活用でした。しかし人材不足がより深刻化した2024年くらいから目に見えて中小企業におけるシステム化の需要が高まっていると感じます。

このようにシステム化の必要性を頭では理解していながらも「はじめてシステム導入・開発」に不安を抱き、なかなか一歩を踏み出せない方も多いと思います。実際、当方にお問合せいただくお客様の約3割は「はじめてシステム導入・開発の外注を担当する」という方々です。

5分で分かるポイント３つ

システム導入・開発を外注するにあたっての高度なIT知識は不要です。

最初に「欲しいシステムは簡単に構築できるのか？それは高額なのか、安価なのか？」などについて大まかな想定ができる相場観を身につけましょう。

まずは5分で理解できる範囲でサクッと全体像をつかんでみましょう。

システム分類

業務改善に関わる代表的なシステム種別ごとに説明します。（細かくはもっとありますが、まずはこちらの分類で覚えれば大丈夫です）。今欲しいシステムがどれに該当しそうかを想像してみましょう。正解にたどり着かなくても大丈夫です「大体こんなところかな」くらいの仮説を立ててみてください。

システム種別	説明	具体例	難易度≒導入費用
基幹システム	企業活動の中核となる業務（基幹業務）を支え、経営の根幹となるデータを管理するシステム。このシステムが停止すると事業活動全体に影響が生じる可能性が高い。 一般的に導入時の費用が高く事業影響が大きいため、一度導入したら頻繁に大規模なカスタマイズはおこなわず長期間運用が前提となる。	・販売管理 ・在庫管理 ・生産管理 ・人事給与 ・財務会計	高
フロント系システム	顧客と直接接する業務、ユーザーが直接操作するインターフェース部分のシステム。顧客体験の向上、営業活動の効率化などを目的としています。  基幹システムとデータ連携することで、基幹システム開発よりも早く安全に現場スタッフが直接使用するシステムを最新化することも可能。	・Webサイト ・ECサイト ・顧客対応業務 ・営業支援（SFA） ・顧客管理（CRM）	中
業務支援システム	日々の業務を効率化・標準化し、特定のタスクや部門の業務を「支援」するシステム。 カスタムアプリの開発においては、現場ごとに導入・カスタマイズを行うことが可能。事業活動全体への影響を最小におさえた展開から開始でき、初めてのチャレンジにお勧めしやすい。	グループウェア例 ・メール、スケジュール ・ビジネスチャット ・Web会議 ・ファイル管理 ・社内ポータル カスタムアプリ例 ・現場担当者がスマホやタブレットで操作できる専用アプリ ・ペーパーレス化を実現する依頼受付アプリ ・社内ナレッジから質問回答してくれるAIエージェント	低

もし「欲しいのは基幹システムだ！」となった場合はいばらの道を進む覚悟が必要になります(笑)

導入選択肢

次に「どのようにしてシステムを手に入れるのか？」の実現プランを想像していきます。プランごとに導入までの期間や費用、難易度は大きく変わります。現在主流のクラウドサービスを前提に代表的な実現プランを見ていきましょう。細かく記載していますが流し読み程度でも大丈夫です。

下記いずれの実現プランであっても導入時や開発時の技術サポートや構築の追加人員が必要な際は、プロに外注して自社に足りないところを補完する選択肢があります（実現プランごとに技術支援のプロが存在します）。

実現プラン	説明	具体例	難易度≒導入費用
用途特化型サービスを契約	完成されたサービスを利用する。決められた用途以外の機能は持たない。 契約をすればすぐに利用開始可能。一般的な業務フローに従って設計されており自社ならではの特殊な業務フローには対応できず、システムに合わせた業務フロー側の見直しが必要となる場合が多い。	・用途ごとの基幹システムを個別に契約 ・オールインワンの基幹システムを契約し、特別なカスタマイズなしで基幹システム間のデータ連携。例えば経費精算と給与計算を連動させる、など。 ・営業支援、シフト管理など、目的ごとのフロント系/業務支援系システムを契約。	中～高（基幹システム） 低～中（フロント系システム、業務支援系システム）
用途特化型サービスを契約 + 自社カスタマイズ	完成されたサービスに自社カスタマイズを加える。 自社ならではの業務フローに対応できる。コスト・難易度は上がる。カスタマイズ量に応じて利用開始までの期間もかかる。 要件がうまくまとめられずプロジェクトが失敗、裁判に発展する事例も多く難易度が高い（「基幹システム 裁判」で検索すると…）。	・基幹システムを自社の業務に合致するようカスタマイズ ・「営業支援」システムに案件獲得までの業務を支援する独自AIエージェントやワークフローを追加。更に基幹システムとの連携もおこない受注確定までの期間を短縮。	高
汎用型グループウェアを契約	どの企業にも必要とされる汎用的な機能をパッケージにしたサービス。社内コミュニケーション/コラボレーションと事務作業の大半をカバーする。 ユーザーでもできる設定レベルの簡易的なカスタマイズでもアイディア次第で自社ならではの業務フローに対応できることがある。 後述のローコード/スクラッチ開発と組み合わせることで更にカスタマイズの幅が広がる。 Microsoft 365にはローコード開発の基本機能も含まれており契約したその日からの自社アプリ開発も可能です。まさにオールインワンと言えます。	例えば「Microsoft 365」には次の代表機能があります。これらは汎用的な業務支援系システムとして機能します。 ・メール、スケジュール ・ビジネスチャット ・Web会議 ・ファイル管理 ・社内ポータル ・タスク管理 ・問合せフォーム作成 ・表計算、資料作成 ・ローコード開発の基本機能	低～中
ローコード開発プラットフォームを契約	汎用型グループウェアのせってレベルのカスタマイズでは難しい、自社ならではの業務フローに完全対応したアプリを開発できる。 アプリの操作画面も現場担当者向けに優しい設計を実現できる。 開発知識は必要となるが、後述のスクラッチ開発と比べると敷居はかなり低い。近年の「リスキリング」の取り組みでは開発経験のないユーザーがローコード開発にチャレンジする機会が増えている。	例えばMicrosoft 365と相性の良い「Power Platform」では次のような開発が可能です。 業務支援システム ・現場担当者がスマホで操作できる専用アプリ ・ペーパーレス化を実現する依頼受付アプリ ・社内ナレッジから質問回答してくれるAIエージェント フロント系システム ・依頼受付アプリに承認された案件を基幹システムへ自動連携する機能を追加	中
スクラッチ開発対応プラットフォームを契約	理論上は世の中にあるほぼすべてのシステムを開発可能。なんでもできる。 「用途特化型サービス」「汎用型グループウェア」に欲しいものがあるならばそちらを契約した方が有利。これらには存在しない自社独自のサービスを開発する際の選択肢となります。	・オリジナルBtoCサービスの構築 ・自社専用のAIに対する高度なカスタマイズ ・ローコードに苦手な機能開発を一部補完する	中～高（開発規模により大きく変動）

はじめての方へのおすすめ

欲しいものが分かったら次は「どのようにゴールを目指すか」のロードマップを想像してみましょう。

はじめてチャレンジする中小企業へのおすすめとしては、まずは契約するだけですぐに利用可能なサービスを導入してみることです。例としては「専用のシフト管理システムを契約してみる」「汎用的なMicrosoft 365を契約してみる」といった感じです。

多くのクラウドサービスには無料で試せる「試用期間」が用意されていますので有効活用してください。

次に、自社専用の業務アプリを構築したい場合まずは「ローコード開発プラットフォーム」がおすすめです。幸い「Microsoft 365」には基本的なローコード開発のサービスもオールインワンで組み込まれていますのですぐに試すことが可能です。

また、当方が運営しているYouTubeチャンネルでは基礎知識が身につく無料レクチャー動画を多数アップしております。

外注先に足元を見られないためのポイント1つ

いきなり自社内でアプリ開発にチャレンジすることは技術的なハードルが高く挫折しがちです。ビジネスのスピードアップの観点では外注による自社専用アプリ開発も有効な選択肢になってきます。

はじめて外注をする際に一番気になるのは「適正価格で提案してもらうことができるのか？」ではないでしょうか？高い見積になりがちなシステム導入・開発だからこそ足元を見られることは避けたいですよね。

ここでは長年システム導入・開発を「支援する側（外注先）」として活動している私の観点から、なるべく価格を抑えた適正価格の見積をゲットするための一番大切なポイント１つを共有します。

自社の情報を出し惜しみなく共有する！

答えはシンプルです。導入するシステムに関わる「自社の情報を出し惜しみなく共有」しましょう！

イメージとしては「新入社員に対して仕事を教えるように」または「銀行融資担当者への事業計画書説明のように」相手にわかりやすく説明し、情報共有に前向きな姿勢もアピールしましょう。

逆に椅子にふんぞり返って「じゃあ、よろしく」の一言で丸投げは最も悪いパターンといえます。

見積金額が無駄に高くなる要因、つまり「支援する側」がリスクとして最も嫌う事は想定外の「スケジュール遅延」や「手戻り」です。どちらも「支援する側」にとっての事業利益に直結する深刻な問題です。当然、リスク分を見積金額に上乗せする必要があるため高額になってしまうのです。

次は実際によくある遅延・手戻りの例です。

• 「要件定義」「設計」が終わり「開発中」になってから要件変更が多発。「要件定義」「設計」から丸ごとやり直しになった。
• システムをいざ導入する段階で現場ユーザーからの反発があり全社展開が延期になった。
• システム開発者がお客様の業務を正しく理解できていないため、開発したアプリに対して何度もNGが発生した。

基本的には、プロジェクトの初期段階から精度の高い情報共有がお互いにできていれば防止できることです。システム導入の影響を受ける自社ユーザーの反発を防止するためにも同様に自社内での出し惜しみない情報共有が大切になります。

IT知識を身に着ける以前に、お互いにビジネスのプロとしてのコミュニケーションができること、これが一番大切なことだと私は確信しております。

Microsoft 365導入＆自社アプリ開発事例紹介

下記のページに「富士山サーモン株式会社様」の公開事例がございます。お客様へのインタビュー・仕事現場の映像を含む、導入プロセスを丸ごと解説したYouTube動画付きです。中小企業様向けのお手頃価格の事例として参考になれば幸いです。本ページに記した内容と照らし合わせると具体的なイメージが想像できるかなと思います。

富士山サーモン株式会社様　生産管理のペーパーレス化

まずは無料で相談！

当方では主に「Microsoft 365」「Power Platform」に関する利活用・開発ご支援や、技術レクチャーを有償サービスとしてご提供しております。

自社のシステム導入に関するご相談につきまして、見積依頼前の無料相談をおこなっておりますのでお気軽にどうぞ。個別のオンライン会議にてYouTubeのコメント欄では相談できないような自社目標・課題に踏み込んだディスカッションが可能です。

システム導入にお悩みの方々との情報交換は、私にとってはサービス改善につながる貴重な情報源です。「見積依頼までするかもわからない」段階での無料相談・情報交換だけのお問い合わせも大歓迎です！

お問い合わせはこちらまで！