書類の自動生成とステータス管理

お客様名非公開の事例紹介となります。特定の案件ではなく良くご依頼をいただくパターンのご紹介となります。

ご依頼背景

WordやExcelを用いて事務所類や契約書類を作成している。各書類はテンプレートベースの作成となっており、決められた箇所に顧客情報や業務情報を流し込む仕様となっている。手作業で作成しているが、１つの業務で似たような書類を複数作成する必要がありテンプレートベースとは言え手間がかかっている。また、手作業によりコピー＆ペーストのミスがあり内容に不備が生じたり、他の顧客情報が誤って混入するリスクもあるため業務効率が低くなっている。

また、各書類の処理状況（社内精査中→顧客確認中→完了、など）がシステム化されておらず、チームリーダー視点でのリアルタイム全体把握が難しく、担当者視点では仕事のやり忘れも発生しがちである。

ご提供サービス

業務の複雑度によりますが10～20時間のスポットにて次のようなサービスをご提供させていただきました。サービス提供はTeams会議等のオンラインで実施しています（お客様の希望があればZoom等他の仕組みにも対応しております）。

• 業務内容と課題のヒアリング
• 解決方法のご提案（Microsoft 365の Power Automate / SharePoint / Officeアプリ を用いた自動化ワークフロー）
• 決定した解決方法を用いたワークフローを当方にて開発
• 当方にて開発したワークフローをお客様のMicrosoft 365でワークフローが動作するよう運用引継ぎ
• 運用引継ぎの過程でワークフローの作り方を一通り解説
• 解説はTeams会議で実施し、会議録画を復習用としてご提供

※更に機能追加等にチャレンジする中でご不明な点があれば追加サポートもご提案可能です

お客様からの評価

• 依頼時に想定していた以上に広範囲の自動化ができ業務効率が大幅にアップした
• 元々、無料のYouTube動画で基礎を予習をしていたのでスポットの短時間でも応用テクニックを習得することができた
• 自分でシステム設計することが出来ず悩んでいたが１回目の会議ですぐに解決案をご提示いただきスムーズに進めることができた
• 単純な時間削減の効率化ではなくミス低減やコミュニケーションレベルアップなどの付加価値も見出すことができ相談する中での新たな気づきに価値を感じた