【簡単＆超便利】ライブラリのFormsを活用してファイル提出の仕組みを簡単構築！電子帳簿保存法やレポート提出など幅広く対応可能。
本ページは次のYouTube動画で実施する「SharePoint ドキュメント ライブラリのForms」の使い方解説を補助・補足するものです。本機能の運用をよりレベルアップするために必要な知識「SharePoint権限設定」についても参照URLを追記しています。
YouTube動画
解説と利活用アイディア
解説
SharePoint ドキュメント ライブラリのForms機能の使い方を解説しています。また、活用イメージ紹介の流れでSharePointのポータルサイト構築に必要な知識も少しだけ共有しています。
ドキュメント管理をしていると、管理の効率化やデータ利活用推進のためファイルの「プロパティ（メタデータ）」をしっかり設定してもらいたいシーンが出てくると思います。
しかし、ドキュメント ライブラリの標準機能だけではファイルアップロード後にプロパティを設定する流れとなっているため対応するユーザーの理解度にばらつきがあると設定忘れが多発しがちです。
今回の動画では、そのようなお悩みを解決できるFormsの使い方を紹介しています。
SharePointのポータル構築スキルや権限設定の知識と組み合わせることで色々なシーンに応用が利く便利機能だと思います。
利活用アイディア
動画では電子帳簿保存法における小規模組織向けの簡易的な対応案をデモしましたが、提出時の必須項目記入の徹底だけでなく、アップロード後のユーザーによる改変防止など、SharePointの知識との組み合わせにより利便性と管理の両方を強化することが可能です。
フォームは複数作成できますし、フォームごとに回答可能な期間を設定できますので課題レポートの提出などにも便利に使えると思います。
実は、大ブームの生成AIのポテンシャルを120%引き出すにはファイルへのメタデータ設定が必須と言えるほど重要な要素になっています。この機能利用の定着を通じてAI利活用に必要なリテラシーの獲得にもつながりますので業務改善と並行して一石二鳥以上の効果が期待できるのではと思います。
ぜひ、さまざまな使い道を試してみてください！
注意点
本動画作成時点では、リンクの種類が「リンクを知っている組織内のユーザーが応答できます」しかありません。例えば「営業部のユーザーのみ回答を許可したい」といった細かいアクセス制限を設けたい場合は今回の「SharePoint ドキュメント ライブラリのForms」ではなく「Forms」（名前が同じでややこしいですが）で工夫して作成する必要があります。
関連情報
動画内で触れたSharePointの権限設定の仕組みについては下記の動画で解説しています。
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