【Microsoft Forms便利技】時短入力とデータ品質向上を実現！フォームを便利に再利用できる仕組みを覚えよう

本ページは次のYouTube動画で実施する「Formsの事前入力済みURL」の使い方解説を補助・補足するものです。

YouTube動画

解説と利活用アイディア

解説

「共通のアンケートフォームを社内ポータルの各ページに設置してページごとのアンケートを集計したい」。このような目的で１つのフォームを便利に使いまわす運用で便利な「Formsの事前入力済みURL」を紹介します。

通常、フォームへのリンクを設置するだけでは「どのページからの問い合わせなのか？」のアンケート項目に対して回答を入力するユーザーが記入する必要があります。

これは結構な手間になるため、回答率が低下する原因にもなってしまいます。また、ユーザーが手入力した内容には言葉のゆれがあり、アンケート結果を問合せ元ごとに集計する際に手間がかかってしまいます。

本機能を使うことで事前に回答内容が設定されたURLを作成することができこの問題を解決可能です。

利活用アイディア

このほか事前入力の上手な使い方として「フリー入力の項目（長いテキスト）」に回答しやすくするためのテンプレートを設定してあげるといったテクニックがあります。真っ白な項目に自由に記入となるとユーザーによっては上手に情報を入力できない事が多々あります。

システムサポートへの問い合わせであれば、下記のような記入用テンプレートをあらかじめ設定されていたほうがより的確な問い合わせ内容を作りやすくなります。
■エラーメッセージ内容
■問題発生時の操作内容
■その他気が付いたこと

もちろん、都度専用のフォームを作成しての運用であれば上記のようなフリー入力の項目に設定したテンプレートではなく、Formsの設問として追加したほうが確実です。これはあくまで汎用的なフォームを目的に応じて上手に再利用する際のテクニックです。

アプリ開発者であれば、事前入力済みURLの構造に従って自由に値を差し込んで動的に生成できるでしょう。例えば、Power Automateから送信するメールやTeamsメッセージにFormsへのリンクを掲載する運用では便利に使えると思います。

また、Copilot Studio等で対話型のAIエージェントを作る際に、サポートチケット情報やAIとの対話セッション情報等をFormsに受け渡すことができますので、シームレスな人間へのエスカレーションが簡単に実装できそうです。

アイディア次第で様々な使いみちがあると思います！