【効率化×快適化】TeamsとOutlookでスケジュール送信を使いこなそう！

本ページは次のYouTube動画で実施するTeamsとOutlookにおける「スケジュール送信」の使い方解説を補助・補足するものです。動画では説明できなかったスマホアプリ上での操作方法を追記しました。

YouTube動画

解説と利活用アイディア

解説

TeamsとOutlookにおけるスケジュール送信方法を解説しています。

業務時間外にTeamsやOutlookで情報を送信すると相手のスマートフォン等に通知が表示されてしまうことがあります。相手との関係性などにもよりますが、一般的には業務時間外に仕事関係の話題で通知が表示されることは避けたいことと思います。一方で、仕事をしている側の立場としては「今送信して終わらせてしまいたい」といった事情もあります。

このような時に便利な機能がスケジュール送信です。本動画ではサクッと試せる手順を紹介しています。

注意点として、Outlookに関しては旧バージョンの「Outlook（クラシック）」と新しい「Outlook」、「Web版 Outlook」の３種類が存在します。今回紹介する機能は新しい「Outlook」または「Web版 Outlook」から使える機能になります。

組織ごとに使えるOutlookの種類が違ったり制限がかけられていることがありますので、不明な点は組織のシステム管理者に問い合わせて確認すると良いです。

利活用アイディア

応用テクニックとして「相手に気が付いてもらいやすい時間に送信するよう調整する」といった使い方があります。

例えば「〇〇部長はほぼ１日予定が埋まっていて忙しそうだけど、13:00-14:30は空き時間で事務作業をしているみたいだぞ」など、仕事仲間のスケジュールを確認したうえで最適な時間に送信して気が付きやすく優先的に話が進められるように工夫してみる、といった使い方があります。これについては相手の情報処理のやり方次第でもありますので確認のうえ有効活用するとより効果的だと思います（相手によっては届いた順に処理するのですぐに送ってほしいとなるかもしれません）。

営業関連の顧客とのメールについても相手のことが良くわかっている場合は最適な送信タイミングに調整することも効果的かもしれませんね。

スマホアプリ（iOS）上での操作方法

Teamsのスケジュール送信は投稿の「＋」ボタンより選択可能です。返信時は送信ボタン長押しでも可能ですが、この操作だと間違って即送信してしまいがちなのでご注意ください。

Outlookのスケジュール送信は「…」メニューより選択可能です。スマートフォンからも下書きフォルダで予約状況が確認・管理可能です。